|
一年一度的入职季又来啦~
看着小鲜肉们朝气蓬勃的样子
感觉自己重返20岁！
然而 小编深知
这种朝气蓬勃是短暂的
他们很快会因为不懂邮件礼仪而挨骂
为了拯救鲜肉
小编总结了多位“老司机”的经验
下面给大家激情献上
《职场“邮件礼仪”宝典》
一、显示名与邮件标题
（1）显示名
显示名即邮件发件人昵称。收件人在接收邮件时，首先看到的是发件人的显示名。
●为表正式与尊重，显示名一定要用真名。
●可以适当地在显示名前面加上公司简称或部门名称。
(在189邮箱邮件编辑页面底部，可以选择并设置默认的发件人与昵称)
（2）邮件标题
标题是收件人了解邮件的第一信息，因此必须明确且有意义，以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
●要简洁、干练，在邮件客户端能完整显示为宜。
●不能使用空白标题，这显得失礼。
●可将邮件重点，如时间、地点、主要内容体现在标题中，方便查找、整理。
●可适当使用特殊字符（如“*【】★”等）突出标题，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。
●若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换标题。
例子：
【会议通知】19年下半年工作安排会议_10层会议室_08.02_14:00
【待确认稿】xxx产品新功能介绍PPT_第三稿_07.29
二、发送对象
（1）收件人：要处理这封邮件，必须对邮件予以回复的人。
（2）抄送人：需要知道此事，并不一定要回复的人。
（3）密送人：收件人不知道的接收人，只用在非常规场合。
●遵循职级顺序原则添加收件人、抄送人，从小到大或从大到小，显现对收件人、抄送人的尊重。
●职场中一般重要的沟通邮件需要cc（抄送）给你的直接上级以及收件人的直接上级。
三、正文内容
（1）礼貌用语
●开篇问候，避免直接说事。
●末尾附上诚挚祝福。
●给个人发邮件可以直接称呼其姓名或姓名加职务，给多人发邮件可以以“各位好”或“大家好”等语句开头。
（2）逻辑清晰，突出重点
●合理安排，一次性把相关信息全部准确说明，避免邮件补充。
●内容简明，一段只讲一件事。
●语句通顺，选择常用简单词汇和短句。
●突出重点，适当使用加粗、调整颜色、放大字号等手段来提示重要信息，但不宜过多。
●结尾总结内容，强调需要对方跟进处理的事情。例如：“恳请您拨冗回复修改意见，非常感激”。
（3）排版简洁
●标题格式、段落缩进与空行要整齐统一。
●选择便于阅读的字号和字体。中文可用“宋体”或“黑体”，英文可用“Verdana”或“Arial”。五号字为宜。
（4）认真检查
●邮件至少检查两遍，检查收件人和抄送人是否写全，标题、正文是否存在错别字，标点符号是否正确使用，附件是否上传成功，上传的数量是否正确等。
四、附件
●清晰、有意义地命名附件。
●在正文里提醒收件人查看附件并对附件做简要说明，特别是有多个附件时。
●数目不宜超过4个，附件较多时打包成一个文件为佳。
●附件不宜过大，必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。
五、邮件签名
●邮件结尾都应签名，让对方清楚知道发件人的信息。
●签名信息不宜过多，可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息。
●不同场合使用不同的签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外的正式邮件则需使用较为完整的签名档。
●签名档文字应与正文文字一致。
六、邮件回复
●及时回复。重要的邮件，理想的回复时间是2小时。
●事情过于复杂，无法确切回复时，可先回复对方说“收到，我们正在处理，一有结果就会及时回复” 等等。
●不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，此时应采用电话、微信或其他方式进行交流。结束后可以写邮件作为备忘。
七、其他注意事项
●出差或休假期间应设定自动回复，提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式，以免影响工作。
（在189邮箱的设置页面里，可以开启并设置自动回复）
●同时登录多个邮箱账号时，要注意选择正确的发件邮箱。（像189邮箱可以同时管理多个邮箱，发件时要注意选择邮箱）
想正确发送工作邮件
除了掌握邮件礼仪
还离不开一款靠谱又高效的邮箱工具
给大家推荐“老司机”们都在用的
189邮箱
免密登录、多邮箱管理、附件云备份
日程管理、短信提醒、票据管理
它有多好？谁用谁知道！ | 
发表于 2019-8-19 20:40:56
收藏
